Kepala satuan pendidikan memiliki tanggung jawab penuh dalam mengorganisir kegiatan study tour dan/atau kunjungan industri. Sebagai bagian dari proses ini, satuan pendidikan wajib berkoordinasi dengan kepala dinas pendidikan/kantor kementerian agama untuk mendapatkan izin kegiatan.
Hal ini dilakukan dengan mengajukan proposal rencana penyelenggaraan kegiatan yang mencakup penanggung jawab kegiatan, tahapan perencanaan, tujuan dan lokasi, peserta, tenaga pendamping, rute perjalanan, sarana transportasi, akomodasi, pelaksanaan, dan penutupan kegiatan.
Selanjutnya, kepala dinas pendidikan akan menetapkan standar operasional prosedur untuk memastikan keamanan dan keselamatan peserta selama kegiatan berlangsung.